Sì. Un videocitofono IP, correttamente configurato e dotato delle licenze necessarie, può essere integrato con Microsoft Teams. In questo modo, il personale può rispondere alle chiamate provenienti dall’ingresso, vedere e parlare con i visitatori e autorizzare l’apertura della porta direttamente da Microsoft Teams. Ma come funziona questa integrazione? E quali aspetti bisogna valutare prima di installarla?
Perché integrare il videocitofono con Microsoft Teams?
Per molte organizzazioni, integrare il videocitofono d’ingresso con Microsoft Teams permette di
semplificare la gestione dei visitatori e migliorare l’efficienza operativa.
Receptionist e personale autorizzato possono gestire gli accessi direttamente dal proprio computer, senza dover utilizzare un telefono
dedicato o un monitor interno separato. Le chiamate possono inoltre essere ricevute su qualsiasi dispositivo su cui è disponibile Teams,
come computer, tablet o smartphone aziendali.
La maggior parte dei videocitofoni SIP consente anche di configurare l’instradamento delle chiamate.
La gestione delle chiamate, quindi, non dipende da una sola persona o da un unico dispositivo: le chiamate
possono essere indirizzate a gruppi o elenchi di utenti, aumentando la probabilità di risposta e garantendo una maggiore continuità del servizio.
Questa soluzione è particolarmente utile nelle organizzazioni con modalità di lavoro ibrida o con più edifici all’interno
della stessa sede, perché permette di offrire un’accoglienza uniforme ai visitatori anche quando il personale si trova in un’altra posizione.
Come funziona l’integrazione tra videocitofono e Teams?
Rispondere alle chiamate dal videocitofono
Le chiamate vengono ricevute tramite Microsoft Teams su computer, dispositivi mobili e telefoni da scrivania compatibili.
Il personale può rispondere esattamente come a una normale chiamata Teams.
Parlare con i visitatori
Tutti i videocitofoni Robin dispongono di audio bidirezionale, permettendo al
personale di parlare con i visitatori e verificarne l’identità prima di autorizzare l’ingresso.
Visualizzare il video in tempo reale
I modelli Robin dotati di videocamera consentono di visualizzare in tempo reale il visitatore durante la chiamata.
Robin Touch permette inoltre la comunicazione video bidirezionale: anche il visitatore può vedere l’interlocutore sullo schermo del videocitofono.
Questa funzione può facilitare l’accoglienza anche delle persone che leggono il labiale o utilizzano la lingua dei segni.
Aprire la porta da remoto
I videocitofoni Robin dispongono di un relè integrato per il comando di una serratura elettrica.
Una volta autorizzato il visitatore, il personale può aprire la porta da remoto tramite Microsoft Teams utilizzando CyberGate
oppure attraverso un comando DTMF precedentemente configurato durante la chiamata.
Cosa serve per integrare il videocitofono con Microsoft Teams?
Per configurare l’integrazione sono necessari:
- un videocitofono SIP compatibile, come quelli della gamma Robin CDVI;
- una connessione di rete e alimentazione PoE in prossimità dell’ingresso;
- un ambiente Microsoft 365 / Microsoft Teams;
- una licenza per il servizio CyberGate che consente la comunicazione tra SIP e Microsoft Teams;
- una serratura elettrica collegata al relè del videocitofono.
L’installazione dei videocitofoni Robin deve essere effettuata da installatori qualificati, con il
supporto dei responsabili informatici dell’organizzazione per la configurazione della rete e di Teams.
In quali contesti è utile questa integrazione?
Uffici e sedi aziendali
Nelle sedi aziendali, le chiamate provenienti dal videocitofono possono essere indirizzate
direttamente alla reception o al personale incaricato della gestione degli accessi.
Non è quindi necessario utilizzare un dispositivo o un sistema separato: tutto viene gestito tramite
i computer e i telefoni già utilizzati dal personale.
Sedi remote o con personale ridotto
Non tutte le aziende dispongono di personale dedicato alla reception durante l’intera giornata.
Con l’integrazione Teams, anche chi lavora da un’altra sede o da remoto può ricevere la chiamata,
parlare con il visitatore e autorizzarne l’ingresso.
Magazzini e stabilimenti industriali
Le chiamate possono essere indirizzate direttamente al reparto o al personale competente,
migliorando l’efficienza e riducendo passaggi e comunicazioni non necessarie tra i diversi reparti.
L’instradamento delle chiamate tramite Teams è semplice e non richiede cablaggi complessi.
Organizzazioni con più sedi
Per le aziende distribuite su più sedi, l’integrazione consente di gestire gli ingressi in modo uniforme.
Il personale incaricato di rispondere alle chiamate può trovarsi anche in un altro edificio e
continuare a parlare con i visitatori e gestirne l’accesso nello stesso modo.
Cosa valutare prima di integrare Microsoft Teams
Prima di procedere con l’installazione è importante considerare alcuni aspetti.
- Audio o video?
Valutare se per la sede è sufficiente una comunicazione audio oppure se il video, monodirezionale o
bidirezionale, può offrire maggiori vantaggi a visitatori e personale. - Licenze Microsoft Teams e CyberGate
Le licenze vengono gestite e acquistate separatamente dal videocitofono. È quindi necessario verificare
in anticipo quante licenze saranno necessarie in base al numero di videocitofoni, utenti e sedi. - Gestione delle chiamate
È importante definire in anticipo a chi devono essere indirizzate le chiamate e cosa deve accadere se il primo
destinatario non è disponibile. È possibile prevedere un singolo utente, un gruppo di risposta o regole differenti per orari di chiusura e giorni festivi. - Rete e sicurezza informatica
Il videocitofono, CyberGate e Microsoft Teams devono essere configurati in modo sicuro. È quindi importante valutare
con il reparto informatico la separazione delle reti, la sicurezza delle credenziali, l’aggiornamento del software dei
dispositivi e la configurazione del sistema di protezione della rete. - Privacy e registrazione delle chiamate
Se si prevede di registrare audio o video, è necessario verificare gli obblighi relativi alla conservazione dei dati,
all’informativa agli utenti e alle modalità di gestione del consenso. - Continuità di funzionamento
Come per tutti i sistemi che utilizzano servizi online, è opportuno prevedere procedure adeguate in
caso di interruzione della connessione Internet o dell’alimentazione elettrica.
Perché scegliere un videocitofono Robin per l’integrazione con Teams?
I videocitofoni Robin rappresentano una soluzione adatta all’integrazione con Microsoft Teams negli ambienti commerciali e industriali.
La gamma comprende diversi modelli audio e video dal design curato, incluso Robin Touch con video bidirezionale,
permettendo di rispondere alle esigenze di differenti tipologie di edifici.
Il relè integrato consente inoltre di comandare facilmente l’apertura della porta da remoto.
L’integrazione con Teams tramite CyberGate è semplice e affidabile e permette di gestire comunicazioni audio
e video e l’apertura della porta tramite comandi DTMF.
Grazie al supporto dei protocolli SIP/TLS e SRTP, i videocitofoni Robin possono inoltre integrarsi con
sistemi telefonici PBX, sistemi di gestione video VMS e Microsoft Teams
Un ingresso più semplice e sicuro con Robin e Microsoft Teams
Integrare i videocitofoni Robin con Microsoft Teams significa portare la gestione degli ingressi all’interno
di una piattaforma che il personale già utilizza ogni giorno.
Non sono necessari strumenti dedicati per vedere, parlare con i visitatori e autorizzarne l’ingresso.
Per l’azienda significa una gestione più semplice degli accessi, maggiore controllo e sicurezza e un’esperienza
di accoglienza più professionale per chi entra nell’edificio.
